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Gestion des sauvegardes

25/10/2016

Pour la sauvegarde des données de votre KinTPV

Ce qu'il est important de savoir et impératif de faire si vous voulez éviter les soucis de pertes de données.

Nous allons faire un point sur une action INDISPENSABLE à faire avec votre logiciel KinTPV : LA SAUVEGARDE RÉGULIÈRE DE VOS DONNÉES.

 
Il faut bien comprendre que KinTPV est l'outil principal de votre boutique, et s'il arrive un soucis quelconque à l'ordinateur sur lequel est installé le logiciel, vous risquez la perte totale de vos données.

A savoir :
En premier lieu, sachez que toute action que vous faites dans le KinTPV est immédiatement enregistrée dans la base de données de l'application (fichier habituellement présent dans le dossier "KinTPV_x_xxx"). Quand nous parlons ici de "sauvegarde des données", il s'agit en fait d'une duplication des données.

Important :
Les fichiers de sauvegarde doivent être impérativement "externalisés", c'est-à-dire que vous devez les sortir physiquement de la boutique !
En cas de crash du disque dur interne de l'ordinateur, si les sauvegardes s'y trouvent, elles deviennent alors inutilisables. Vous perdez alors l'intégralité de l'historique de votre activité commerciale.
Il est tout aussi inutile d'avoir les sauvegardes sur un disque dur externe présent juste à coté de l'ordinateur, car en cas de vol, il est peu probable que le cambrioleur vous laisse l'objet...
Et enfin il est illusoire de croire qu'il suffit de "cacher" dans la boutique le disque externe des sauvegardes pour être protégé, un sinistre tel que le feu ou un dégât des eaux n'épargne rien...

Pour une garantie optimale, il est conseillé d'archiver les sauvegardes (par jour, par mois, par année) sur des unités de sauvegardes pérennes (CD, DVD, clé USB, Disque dur, Cloud, etc.).
Pour un maximum de sécurité/sérénité,
les sauvegardes quotidiennes peuvent être faites sur des clés USB,
et les sauvegardes mensuels (fin de mois) / annuels (fin d'années) sur CD/DVD.


Comment faire une sauvegarde ?

  • Le moteur de la base de données (nommé 4D) utilisé pour développer KinTPV peut générer un fichier dont l'extention est ".4BK". Que ce soit en version monoposte ou multipostes, le moteur crée une copie de la base qu'il va ensuite compacter et enregistrer dans le dossier de destination qui lui a été renseigné. Selon les préférences de l'utilisateur, il est peut être ajouté à ce fichier de sauvegarde d'autres fichiers (telles que les images des produits par exemple).
  • Vous pouvez utiliser une solution sur disque dur externe avec un système automatisé de duplication des données du disque interne, comme Time Machine sur Mac (Apple) par exemple. Dans ce cas, tout ou partie du disque dur interne est recopié sur un support externe.
  • Enfin, il vous est possible de dupliquer manuellement le fichier de données ou tout le dossier KinTPV sur un support externe à l'ordinateur sur lequel est installé le logiciel de caisse.

Dans le cas où c'est le moteur de KinTPV qui génère des fichiers de sauvegarde, les méthodes diffèrent selon s'il s'agit d'une version monoposte ou multipostes.
- En monoposte, lorsque vous quittez le logiciel, celui-ci vous propose de créer la sauvegarde. Mais vous pouvez aussi forcer la création du fichier en cours d'utilisation du programme en cliquant sur le bouton "Sauvegarde" présent en bas à doit du sommaire général de KinTPV. Enfin, il est aussi possible de définir un horaire de sauvegarde automatique dans les préférences.
- En multipostes, c'est le logiciel serveur (4D Server) qui doit être configuré pour créer les sauvegardes.


Où enregistrer les sauvegardes ?

Nous allons avoir de nos jours principalement 3 "lieux" de stockage :
- la clé USB,
- le disque externe,
- un service Cloud.

Pour les 2 premiers, il s'agit donc de supports physiques que vous devez déplacer régulièrement entre la boutique (pour effectuer les sauvegardes dessus) et leur emplacement de conservation.
Les clés USB sont économiques à l'achat, nous vous conseillons donc d'en posséder plusieurs et d'alterner les sauvegardes.
Un service Cloud est un système totalement dématérialisé (pour vous), il suffit de paramétrer l'outil du prestataire pour que les données soient synchronisées (automatiquement) avec un espace disque quelque part sur internet.

Pour information, certaines banques vous proposent des "coffres numériques" dans lesquels vous pouvez stocker les documents les plus importants pour vous.


Qui doit faire les sauvegardes ?

Si vous avez un système tout automatisé du type "sauvegarde quotidienne dans un dossier synchronisé au Cloud", il n'y a aucune intervention à faire.
Dans le cas contraire, la copie des sauvegardes sur support externe doit être faite par les personnes physiques habilitées à le faire (les gérants, les vendeurs, des prestataires, etc.).


Quand faire les sauvegardes ?

Raisonnablement, on peut penser qu'une fois par jour est une fréquence suffisante pour effectuer une sauvegarde.
Cela signifie que si vous aviez un soucis avec l'ordinateur sur lequel est installé KinTPV, vous perdriez au maximum une journée de travail.
C'est donc à vous de juger le niveau de risque de perte de données et d'effectuer les paramétrages ou les manipulations de sauvegarde.


ATTENTION,

Il est de VOTRE RESPONSABILITÉ de mettre en oeuvre les moyens nécessaires et suffisants pour sauvegardes vos données.

Notez que ce propos vaut aussi pour tous les documents et autres données liés à votre activité professionnelle.





Pour la restitution d'une sauvegarde :

1. Téléchargez et décompressez la dernière version de "KinTPV" sur notre site www.kintpv.com

2. Lancez l'application avec l'option : Découvrir KinTPV.

3. Utiliser le bouton "Restituer une sauvegarde..." qui se trouve dans "Préférences => GENERAL => Sauvegarde".

4. Choisir la sauvegarde à restituer, par exemple "KinTPV_7[0001].4BK".
Pour choisir la dernière sauvegarde, vérifiez la date de modification du fichier.
Validez la restitution de la sauvegarde.

5. Remettre le fichier des données à l'emplacement prévu.
Le dossier de restitution doit contenir le fichier de données "KinTPV_6.4DD".
Quittez l'application KinTPV.
Mettre le fichier de données dans le dossier "KinTPV_Data" qui se trouve dans le dossier "KinTPV_7_xxx" que vous venez de télécharger.
Lancez l'application "KinTPV_7" avec la touche "alt" enfoncée.
Dans l'écran qui s'affiche, choisissez "Choisir un autre fichier de données" puis continuez.
Choisissez le fichier de données "KinTPV_7.4DD" que vous venez de mettre dans le dossier "KinTPV_7_xxx:KinTPV_Data:"
L'application doit se lancer avec les données sélectionnées.

6. Vérifier l'emplacement du fichier de données utilisés.
Dans le bas de l'écran des préférences vous pouvez visualiser l'emplacement du fichier de données.

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